Privacidade e LGPD

1. Responsável e canal de privacidade

FLOW é um produto e serviço de FORMMAT SOLUÇÕES EM TECNOLOGIA LTDA. A identificação cadastral da fornecedora está em conclusão; cobranças reais ficam indisponíveis até sua complementação.

Canal para proteção de dados: suporte@formmat.com.br. Responsável pelo atendimento deste canal: Equipe de Privacidade FLOW. A indicação deste canal não equivale à divulgação de uma pessoa formalmente designada como encarregada. Quando houver designação aplicável, sua identidade e contato serão informados.

2. Quando somos controladora ou operadora

A FORMMAT define o tratamento necessário ao cadastro de clientes, contratação, cobrança, contato comercial, segurança da própria plataforma e suporte; nesses assuntos, atua como controladora. Trata os dados para essas finalidades, nos limites das bases legais correspondentes.

O estabelecimento define por que e como organiza seus visitantes, senhas, agenda, prioridades, equipe e avaliações. Nesses dados, é o controlador e a FORMMAT atua como operadora para executar o serviço e suas instruções lícitas. Os usuários da empresa não ganham autorização para acessar outras empresas.

Para corrigir uma senha ou tratar uma avaliação do atendimento, procure primeiro o estabelecimento. Se precisar, nosso canal auxilia no encaminhamento ao controlador, sem assumir decisões que somente ele pode tomar. Um fornecedor de pagamentos pode também ter deveres e finalidades próprios descritos em sua política.

3. Dados de cadastro, equipe e contratação

Podem ser tratados nome da empresa, segmento, e-mail do responsável, nome de contato, telefone administrativo e documento informado; dados de plano, unidades, usuários contratados, status e vigência; identificadores de cliente e assinatura, situação do pagamento e links de documentos de cobrança.

Na equipe são tratados e-mail, nome, convite, papel, status e associação à empresa. O perfil permite nome de exibição, foto e identificação profissional, quando informados. O telefone de perfil é opcional e interno; não é publicado na TV ou na consulta individual do visitante.

Senhas de acesso são armazenadas como representações criptográficas, não em texto legível. Tokens de sessão, login e recuperação possuem validade e proteção próprias. Não nos envie senhas pessoais ou dados completos de cartão pelo chat.

4. Dados da fila, agenda e avaliações

O estabelecimento pode cadastrar primeiro nome ou identificação de atendimento, serviço, senha, data, horário, destino, profissional, situação, presença de acompanhante e indicativo de prioridade. Conforme o segmento, pode haver nome do pet e informações operacionais específicas. O histórico registra os horários e as ações da equipe para permitir conferência da operação.

O acompanhamento individual apresenta a senha e suas informações necessárias, como posição, serviço e destino. Não apresenta a lista de nomes de outros visitantes. O primeiro nome no totem é opcional para a retirada comum; uma confirmação de agendamento pode pedir dados mínimos para conferir a chegada.

A avaliação pode incluir nota geral de 1 a 5, notas opcionais de atendimento e organização e sugestão de até 1.000 caracteres. Ela é associada ao atendimento para impedir avaliações repetidas. Não é anônima perante o estabelecimento quando o registro permitir vinculação à senha. Não se exige nome ou e-mail adicionais. O envio é voluntário e não condiciona o atendimento.

5. Contato, chat e suporte

Formulários de proposta coletam a identificação e o contato informados, necessidades, quantidade de usuários ou unidades, interesse em suporte e equipamentos e mensagem enviada. Chamados e chats guardam participantes, mensagens e horários necessários ao atendimento e seu histórico.

O solicitante de suporte pode receber por e-mail o histórico de texto do chamado finalizado e um convite para avaliar o suporte. E-mails de login, convite, cobrança, confirmação e chamado são transacionais, não uma autorização para publicidade irrestrita.

Áudio e tela são transmitidos quando o usuário autoriza a sessão. O FLOW não grava ou armazena o conteúdo dessas sessões. Metadados necessários para autorizar, encerrar e proteger a sessão podem ser tratados. O usuário pode recusar, escolher a tela e interromper. Uma tela compartilhada pode conter dados de terceiros: feche conteúdo desnecessário antes de permitir.

6. Finalidades e bases legais

Cadastro, acesso e execução da assinatura utilizam os dados necessários para procedimentos solicitados pelo interessado e execução de contrato. Obrigações fiscais, guarda legal e atendimento de ordens utilizam obrigação legal ou regulatória. Cobranças contestadas, prova de contratação e processos podem exigir exercício regular de direitos.

Prevenção de abuso, integridade de contas e segurança podem se basear em legítimo interesse, após avaliação de necessidade e dos direitos dos titulares, ou em dever legal quando cabível. Consentimento é usado quando exigível para uma finalidade opcional; ele não é presumido por um aceite geral desta política.

Para dados de atendimento, equipe e avaliações, o estabelecimento controlador deve definir e informar a base adequada ao contexto. Se houver dados sensíveis, é necessário fundamento específico da LGPD, além dos cuidados adicionais. Não afirmamos que execução de contrato ou legítimo interesse, isoladamente, autorizam qualquer dado sensível.

7. Dados sensíveis e crianças ou adolescentes

O FLOW organiza atendimento e não exige diagnóstico, prontuário, biometria, religião ou informação clínica para emitir uma senha. A escolha de um serviço, profissional ou prioridade pode revelar contexto sensível; por isso, evite detalhes desnecessários e considere iniciais ou apenas o código na TV e na voz.

Em atividades com crianças e adolescentes, o estabelecimento deve avaliar o melhor interesse e aplicar a base e os requisitos legalmente adequados, inclusive participação do responsável quando exigida. O FLOW não autoriza o estabelecimento a ignorar essas exigências e não cria perfil publicitário de crianças.

8. Quem pode acessar e o que é público

O responsável e os administradores autorizados acessam a gestão de sua empresa conforme suas permissões. Atendentes acessam funções operacionais; resultados gerenciais de avaliação e dados completos de cobrança não são disponibilizados a esse perfil. Conversas internas são destinadas aos participantes autorizados, conforme a configuração.

A equipe FORMMAT pode tratar dados necessários à administração e ao suporte, com dever de confidencialidade e necessidade de acesso. Destinatários de e-mail recebem o conteúdo enviado a eles; mantenha contatos e convites corretos.

TV e totem podem exibir dados escolhidos pelo estabelecimento em ambiente público. Links de TV, totem e acompanhamento são credenciais de acesso ao escopo correspondente: quem obtiver o link poderá consultar o que ele permite. O visitante deve proteger seu link individual. Não coloque esses tokens em publicidade, redes sociais ou capturas públicas.

9. Compartilhamento com fornecedores

Compartilhamos somente o necessário à função de cada fornecedor. Cloudflare executa hospedagem, banco de dados e armazenamento de arquivos. Resend recebe destinatário, remetente e conteúdo das mensagens transacionais, inclusive anexos quando presentes. Stripe processa pagamento e assinatura; dados de cartão são fornecidos diretamente em seu ambiente.

Links de WhatsApp só abrem o serviço quando você decide utilizá-lo; o texto da conversa passa a ser tratado também conforme a política desse fornecedor. Links de reunião ou outros serviços externos podem ter suas próprias condições. A síntese de voz utiliza funções do navegador ou dispositivo; conforme a voz escolhida, seu fornecedor pode processar o texto da chamada fora do dispositivo.

Podem existir compartilhamentos necessários para cumprir ordem válida, obrigação legal, apurar abuso ou exercer direitos, com escopo e controle compatíveis. A FORMMAT não comercializa listas de visitantes nem publica automaticamente avaliações reais no portal.

10. Tratamento e transferência internacional

A infraestrutura não tem configuração que garanta armazenamento exclusivamente no Brasil. Resend informa processamento principal nos Estados Unidos. Cloudflare opera globalmente e informa operações e armazenamento nos Estados Unidos e Espaço Econômico Europeu; o local de cada serviço depende de suas configurações e cadeia de fornecedores. Stripe utiliza estrutura internacional descrita em seus documentos de privacidade.

Hospedagem, envio de mensagens, pagamentos, segurança e suporte podem envolver tratamento fora do Brasil pelo tempo necessário a essas funções. A localização e os destinatários efetivos devem ser conferidos na configuração e nos instrumentos do serviço. Detalhes sobre países, duração e instrumentos aplicáveis podem ser solicitados ao canal de privacidade.

Uma transferência deve ter base legal para o tratamento e mecanismo válido conforme a LGPD e a Resolução ANPD 19/2024. A existência de uma política do fornecedor, de cláusulas europeias ou deste aviso não comprova, por si, a formalização de cláusulas brasileiras. A FORMMAT deve verificar e documentar as salvaguardas aplicáveis; este texto não declara certificação ou autorização genérica da ANPD.

11. Cookies e armazenamento no dispositivo

A sessão autenticada usa o cookie essencial flow-session, com validade de até 30 dias. O usuário pode sair da conta para encerrar sua sessão. A demonstração pode usar o cookie fm-demo para associar temporariamente seu exemplo. Recusar cookies essenciais pode impedir essas funções.

O navegador pode guardar preferências de menu lateral, som, leitura do chat e referências de uma ampliação de acessos em andamento. Essas referências permitem retomar uma operação e não incluem número de cartão ou senha. Limpar o armazenamento local pode apagar preferências e exigir nova identificação.

O código desta versão não inclui ferramenta de publicidade ou análise comportamental de terceiros no portal. Fontes de apresentação são servidas pela própria aplicação. Não há botão de aceitar tudo necessário para navegar. Se forem adicionadas tecnologias opcionais, suas finalidades, fornecedores e controles de escolha deverão ser apresentados antes de ativá-las quando exigível.

12. Conservação, cancelamento e exclusão

A conservação depende da finalidade, das instruções do controlador e de exigências legais. Dados operacionais, histórico de alterações, avaliações, perfis e chats são mantidos para o uso da empresa; esta versão não os elimina automaticamente depois de determinado número de dias. Cancelar a assinatura não apaga imediatamente o banco de atendimento. A exclusão ou devolução pode ser solicitada pelo responsável ou titular, conforme o papel de cada parte.

Links de login expiram em 10 minutos; recuperação de senha, em 30 minutos; sessões, em até 30 dias. Credenciais vencidas são removidas pela rotina de limpeza quando executada. O acesso a uma demonstração expira em 24 horas; expiração de acesso não significa que todo registro de exemplo tenha sido imediatamente eliminado. A janela de avaliação de 30 dias é um prazo para enviar a resposta, não uma regra de apagar o histórico.

Registros de contratação, documentos fiscais, pagamentos e evidências podem ser conservados pelos prazos legais aplicáveis ou pelo período necessário à defesa de direitos, com restrição à finalidade. Registros de acesso à aplicação sujeitos ao Marco Civil devem ter guarda de seis meses, em ambiente protegido; esse dever é distinto do histórico de atendimento e dos logs comuns do provedor, cuja configuração e prazo precisam ser verificados.

Ao receber pedido de eliminação, explicaremos o escopo, a necessidade de validação da identidade, dados que devam ser preservados, fundamento e prazo estimado. Cópias de segurança e fornecedores podem ter ciclo técnico de remoção diferente; enquanto retidas, devem continuar protegidas. Não mantemos dados indefinidamente apenas porque existe capacidade de armazenamento.

13. Segurança e incidentes

O sistema utiliza conexão HTTPS em sua publicação, autenticação, papéis de acesso, isolamento entre empresas, tokens de validade limitada, representações criptográficas de senhas e controle de frequência. Essas medidas reduzem riscos; não representam promessa de risco zero nem uma certificação LGPD.

A segurança depende também de dispositivos, permissões, guarda de links, acesso ao e-mail e gestão da equipe. Use credenciais individuais, encerre sessões em computadores compartilhados e avise o suporte sobre suspeitas. A FORMMAT não pede seu código de segurança do cartão ou sua senha para atender um chamado.

Incidentes relevantes devem ser apurados, documentados e contidos. Quando a FORMMAT atuar como operadora, comunicará ao controlador as informações necessárias sem demora indevida. O controlador deve avaliar e realizar as comunicações legalmente exigidas. Na hipótese prevista pela regulamentação da ANPD, a comunicação à autoridade e aos titulares deve observar o prazo de três dias úteis, salvo prazo específico aplicável, contado na forma da norma.

14. Seus direitos e como solicitar

Você pode solicitar confirmação de tratamento e acesso, correção, informações sobre compartilhamento, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou irregulares, portabilidade nos termos da regulamentação, revisão de decisão exclusivamente automatizada quando aplicável, e exercer os direitos relacionados a consentimento e oposição previstos na LGPD.

Escreva para suporte@formmat.com.br com o assunto Privacidade FLOW, indique sua relação com a conta ou estabelecimento, o pedido e um meio seguro para resposta. Não envie documento completo ou dados sensíveis sem necessidade: se precisarmos confirmar sua identidade, explicaremos a informação mínima e o canal adequado. Não cobramos para exercer os direitos legais.

Pedidos referentes aos dados definidos pelo estabelecimento serão encaminhados ou tratados em cooperação com ele. Para confirmação ou acesso, aplicam-se resposta simplificada imediata ou declaração completa em até 15 dias, conforme a LGPD e a modalidade do pedido. Outros direitos seguem seus requisitos e prazos aplicáveis; uma impossibilidade ou retenção legal será explicada, não tratada como recusa automática.

Você também pode procurar a ANPD e os órgãos competentes. Não precisa concordar com publicidade, avaliar atendimento ou compartilhar tela para exercer seus direitos ou receber atendimento presencial.

15. Automações e escolhas de atendimento

O FLOW calcula posição e organiza a fila segundo configuração, prioridade confirmada e ações dos usuários autorizados. Não faz diagnóstico nem análise de crédito. Uma classificação incorreta pode ser questionada à recepção, que deve avaliar e corrigir a situação dentro de suas atribuições.

Recursos acionados por assistentes do navegador, quando disponíveis e escolhidos pelo usuário, respeitam a sessão e os limites de acesso do sistema. Ativar um serviço externo dessa natureza pode envolver o tratamento dos dados que o usuário decidir expor a ele. Não afirmamos que a simples visita ao portal envia seus dados a um modelo de inteligência artificial.

16. Atualizações e documentos relacionados

Esta política descreve a versão identificada no topo. Mudanças relevantes em finalidade, destinatários, tecnologias opcionais ou direitos serão informadas por atualização e, quando necessário, por comunicação direta e nova escolha. A versão conhecida no aceite permanece conservada na cópia contratual.

Leia também os Termos e Condições do FLOW e as políticas dos serviços externos que optar por utilizar. Links oficiais de legislação, ANPD e fornecedores constam ao final. A divulgação desta política não dispensa a execução dos procedimentos, contratos e medidas de proteção descritos.

Fontes oficiais e documentos relacionados

Estas referências permitem consultar as normas e orientações. A sua inclusão não representa aprovação do FLOW por um órgão público.